Synchrónna komunikácia je napríklad fyzické stretnutie, telefonát alebo videohovor. Aj keď má svoje výhody (napríklad môžeme očakávať vyriešenie toho, prečo si voláme), má aj svoje nevýhody. O nich píšem napríklad v kapitole Budúcnosť stretnutí v knihe Veľký reštart. V skratke – je potrebná koordinácia dvoch alebo viacerých ľudí na rovnaký čas, informácie odovzdávame (píšeme, hovoríme) pomalšie ako ich dokážeme prijímať. Ak sa jedná o fyzické stretnutie, tak transakčné náklady na cestu, prerušenie práce a podobne sú často rovnaké ako míting samotný. Možno poznáte také to “tento míting mohol byť e-mail”…
Aj asynchrónna komunikácia má svoje nevýhody. Možno ste sa ocitli v e-mailovom debatnom krúžku, kde je veľa ľudí zbytočne v kópii. Alebo ste členmi mnohých chatovacích skupín (Signal, WhatsApp, Slack), ktoré nestíhate sledovať. Prinášam pár hackov ako s tým zatočiť.
Emailové hacky
- Vyhadzujte ľudí z kópie (presuňte ich do Bcc). Napríklad ak vás niekto prepája, poďakujte mu a presuňte ho z Cc do Bcc. To znamená, že ďalší Reply to All už nedostane.
- Používajte časovanie e-mailov. Podporuje ho už napríklad aj protonmail. Ak doháňate e-maily v piatok večer (za čo vás úprimne ľutujem), nastavte, aby sa odpovede odoslali až v pondelok ráno, prípadne ráno ďalší pracovný deň. Jednak nestresujete kolegov alebo iných ľudí tým, že cez víkend musia riešiť nejaký e-mail. A okrem toho predídete hrozbe, že vám v sobotu ráno na ten e-mail niekto odpovie.
- Z mojej skúsenosti spomalenie komunikácie často znamená jej menší objem. Na menej urgentné e-maily odpovedám kľudne až o pár týždňov.
Instantná komunikácia – messengery
Šifrované nástroje
V prvom rade používajte šifrované messengery. Snažte sa vyhýbať skupinám s veľa ľuďmi, obzvlášť ak máte daný messenger na mobilnom zariadení. Osobne napríklad nepoužívam Telegram. A aj keď sa ma snažia pridať ľudia do Telegram skupiny, väčšinou si poviem, že ak je to naozaj nevyhnutné, použijú lepší nástroj.
Výber šifrovaného nástroja je pre mňa nielen prejav mojich hodnôt (súkromie), ale aj filter na ľudí. Ak niekto nie je ochotný prejsť na bezpečnú, šifrovanú komunikáciu, možno s ním nechcem vôbec spolupracovať.
Oddelenie skupín a instantnej komunikácie
Osobne používam na Signal dva účty. Jeden účet používam na instantnú komunikáciu prevažne s rodinou a priateľmi. Druhý účet používam na členstvo v skupinách. Telefónne číslo na takýto účet si kúpite napríklad ako anonymnú predplatenú SIM v Čechách – ak nemáte cestu do Čiech, použite vekslákov za krypto a nechajte si v čechách aktivovanú SIM so zapnutým roamingom poslať. To mimochodom môžete urobiť tak, že v aplikácii Packeta vytvoríte zásielku z Čiech a vekslákovi poviete iba kód, pomocou ktorého ho má podať v ľubovoľnej pobočke zásielkovne. Nemusíte mu tak dať vedieť žiadne osobné údaje. SIM potom spárujete na mobile a rozbeháte si Signal Desktop. Ten sa ale dá spárovať iba so Signalom na mobile, takže potrebujete SIMku vložiť do nejakého mobilu a nainštalovať tam Signal. Ideálne ak máte nejaký záložný mobil.
Pro-hack: Ak chcete mať na počítači rozbehaný Signal aj s vašim normálnym bežným telefónnym číslom, môžete si nainštalovať na číslo pre skupiny beta verziu Signal Desktop. Budete mať dve rôzne verzie appky.
Takto vás nebudú lákať správy a trápiť notifikácie.
Hlasové správy
Osobne používam hlasové správy, ale sú ľudia, ktorí ich neznášajú. Pomocou hlasovej správy dokážem odovzdať sadu informácií alebo myšlienok, ktoré sa mi nechce vyťukávať na mobile (ak sedím za počítačom, väčšinou preferujem písanie, lebo na klávesnici píšem rýchlejšie ako rozprávam).
Na druhej strane ak dostanem hlasovú správu, môžem si ju priamo v Signal pustiť na dvojnásobnej rýchlosti. Oproti synchrónnej hlasovej komunikácii (zvanej tiež telefonát) teda pridávam nielen flexibilitu (jedna strana nahrá správu, druhá na ňu odpovie – obe strany vtedy, kedy im to vyhovuje, často vtedy, keď nemôžu robiť nič iné. Napríklad vtedy, ak niekam idú), odstránim prerušovanie (môžem povedať súvislú myšlienku bez toho, aby mi niekto skákal do reči – príležitosť na odpoveď má keď si vypočuje celú správu), ale najmä šetrím obom stranám čas. Okrem času na synchronizáciu šetrím aj čas prijímateľov, ktorí počúvajú správy na rýchlosti 2x:
Obr: Časové náklady (človekohodiny) hodinovej asynchrónnej komunikácie pomocou hlasových správ. Os x: počet účastníkov, os y: človekohodiny potrebné na hodinovú komunikáciu. Účastníci, ktorí nerozprávajú počúvajú správy na rýchlosti 2x.
Ak však neznášate hlasové správy a radšej by ste preskipovali dlhší text, že či je to pre vás zaujímavé, mám pre vás riešenie, ktoré neohrozí vaše súkromie, aspoň na novších iOS zariadeniach. Appka Hello Transcribe používa open-source speech-to-text model Whisper, konkrétne implementáciu whisper.cpp pre Apple Neural Engine. Vďaka tomu dokážete rýchlo získať prepis hlasovej správy bez toho, aby ste ju museli počúvať a rýchlo zistíte, či tam je niečo podstatné, prípadne očami rýchlo pozriete podstatné časti. Keďže je to open-source model, ktorý beží lokálne, nestrácate súkromie, správy neopustia váš telefón a sú prepisované lokálne.
Appka dokonca umožňuje prepis textov v slovenčine, češtine a dokonca aj priamy preklad do angličtiny (stále lokálne, bez posielania na server).
Správu si musíte preposlať do Note to self, lebo Signal priamo neumožňuje zdieľať hlasové správy, ktoré dostanete.
Prepis na animácii vyššie je pomocou modelu “small” (nachádza sa v platenej verzii tejto iOS appky a je výrazne lepší ako “tiny”) a nie je zrýchlený, takže vidíte, že 45 sekundové audio prepíše takmer okamžite.
Hlasové správy v skupinách
Odporúčam zaviesť pravidlo neposielania hlasových správ do skupín s viac ako troma ľuďmi. Tu by odosielateľ mal brať ohľad na ostatných členov. Takéto pravidlo je vo všetkých skupinách, kde sa nachádzam.
Záver
Ak ste zvyknutí na synchrónnu komunikáciu, možno vám tento štýl príde neprirodzený. Možno je jednoduchšie (pre vás) zdvihnúť telefón, zavolať a vyriešiť, čo vyriešiť chcete. Treba však brať ohľad aj na druhú stranu. Na druhej strane je človek, ktorý možno práve niečo rieši. A často je jednoduchšie dohodnúť sa asynchrónne ako buď zavolať (a volaného vyrušiť) alebo sa dohadovať na čase volania (a pridať zbytočné náklady na synchronizáciu). Okrem telefonátov od kuriérov, ktorí mi nesú jedlo alebo zásielky a potrebujú moju okamžitú pozornosť som nezažil za posledné mesiace prípad, kedy by synchronizačný telefonát bol naozaj nevyhnutný alebo dokonca optimálny.
Stretnutia osobne považujem za stratu času – na druhej strane ale plnia aj funkciu toho, že sa ľudia cítia vypočutí a majú pocit, že im dávate vašu plnú pozornosť. O tom ako vyladiť vašu prácu, zlepšiť mítingy a pripraviť sa na zmeny v pracovnom prostredí píšem v knihe Veľký reštart.
